Hoe schrijf je een goede uitnodiging?

Met de TIP die het makkelijk maakt

Hoe verleid je mensen naar jouw bijeenkomst te komen? Schrijf een uitnodiging. Dat kan in de vorm van een persbericht, websitetekst, brief of flyer. Maar het schrijven van verleidelijke uitnodigingen blijkt in de praktijk nogal lastig. Daarom in dit blog de TIP die het je makkelijk maakt.

Je komt ze veel tegen. Aankondigingen van informatieavonden, discussiebijeenkomsten, straatfeesten, personeelsuitjes en noem maar op. Belangrijke activiteiten waar zoveel mogelijk mensen op af moeten komen. In de krant, het personeelsblad, intranet of nieuwsbrief lees je dan zoiets als:

Informate avond op 18 februari

Op alle scholen in Schrijfdorp wordt in februari een informatie avond georganiseerd voor nieuwe ouders. Ook de Meester Kikker school houdt een informatie avond voor alle ouders, die belangstelling hebben en overwegen hun kind bij de Meester Kikker school aan te melden. MAANDAG 18 februari WORDT DEZE INFORMATIE AVOND GEHOUDEN. Vanaf half acht kunt u terecht voor een kopje koffie of thee, het programma begint om acht uur.

U bent van harte welkom aan de Dorpsstraat te Schrijfdorp.

Op deze avond wordt u geïnformeerd over de schoolorganisatie van de Meester Kikker school en over de ontwikkelingen van de bouw en de huisvesting van de school. Vanzelfsprekend kunt u deze avond ook vragen stellen. U kunt zich voor deze avond aanmelden via het formulier van de gemeente, dat u op kunt sturen naar Postbus te Schrijfdorp of het sturen van een mail naar e-mailadres.

Bovenstaande bericht stond op de website van de Meester Kikkerschool (niet de echte naam).

Nu heb ik vanwege de taal van dit bericht, de fouten en de stijl, weinig animo mijn kind hierheen te sturen. Maar stel dat ik niet zo taalgevoelig zou zijn, hoe groot is de kans dat ik deze avond bezoek? En jij?

Wat maakt deze uitnodiging zo slecht?

Het begint al met de titel. Informatieavond op 18 februari (ik verbeter de taalfout maar even). Die kop verleidt mij niet te gaan. Een informatieavond is van zichzelf niet iets om een oppas voor te regelen.

Het vervolg vertelt dat alle scholen in de gemeente een informatieavond houden voor nieuwe ouders. Geweldig, nu kan ik ook nog kiezen uit heel veel informatieavonden. Ik ben nog niet echt enthousiast.

Dan meldt de afzender zich:

Ook de Meester Kikker school houdt een informatie avond voor alle ouders, die belangstelling hebben en overwegen hun kind bij de Meester Kikker school aan te melden.

Deze zin bevat opnieuw enkele taalfouten; geen visitekaartje voor een school. En dan gaat de tekst opeens over op hoofdletters.

MAANDAG 18 februari WORDT DEZE INFORMATIE AVOND GEHOUDEN.

Behalve het woord februari. Die maand is kennelijk zo kort, daar passen geen hoofdletters bij.

Vanaf half acht kan ik terecht voor koffie of thee. Dat is inderdaad warm, maar verleidt mij opnieuw niet. Mijn koffie thuis is ongetwijfeld smaakvoller. Gelukkig noemt het bericht dan wel het adres waar ik heen kan gaan. Een onderdeel dat in veel uitnodigingen ontbreekt.

Nu pas komt de inhoud van de avond aan bod:

Op deze avond wordt u geïnformeerd over de schoolorganisatie van de Meester Kikker school en over de ontwikkelingen van de bouw en de huisvesting van de school.

Wow. Ik krijg informatie over de schoolorganisatie. En de bouwontwikkelingen. Twee aspecten die wel iets, maar in de praktijk weinig invloed hebben bij de schoolkeuze voor mijn kind(eren). Dan zijn sfeer, lesmethodes, grootte van de klassen, pedagogisch klimaat, normen & waarden en bijvoorbeeld pestbeleid veel belangrijker. Maar daar krijg ik niets over te horen. Behalve als ik er naar vraag. Vanzelfsprekend.

Tot slot moet ik mijn aanmelding sturen naar een postbus of mailen. Het genoemde formulier (van de gemeente?) is overigens nergens te vinden.

Ik vraag me af hoeveel ouders 18 februari aanwezig waren.

Hoe schrijf je een goede uitnodiging?

Oké, zo moet het dus niet. Hoe schrijf je wel een goede uitnodiging?

Zoals bij bijna alle teksten gaat het erom de lezer te verleiden verder te lezen. Woord voor woord, zin voor zin. In de onuitputtelijke hoeveelheid informatie die we dagelijks over ons heen krijgen, moet de tekst direct aansluiten bij mijn behoeften als lezer. Kortom:

Een verleidelijke uitnodiging bestaat uit drie onderdelen: Tintelende Titel, Interessante  Inhoud, Plaats & Proces.
TIP dus. En we beginnen met de eerste stap, de titel.

1. Verleiden begint met een aantrekkelijke Titel

Verleiden begint met een aantrekkelijke titel

Een informatieavond zonder dat duidelijk is waarover het gaat of wie het organiseert, is niet aantrekkelijk. Beter zou zijn:

Meester Kikkerschool houdt informatieavond voor ouders
of
Alles weten over de Meester Kikkerschool? Kom 18 februari langs

2. Na de titel komt interessante Inhoud

Veel uitnodigingen beginnen met de feiten.

Op woensdagavond 18 februari organiseert de Meester Kikkerschoool om 19.30 uur in de gymzaal aan de Dorpsstraat een informatieavond voor ouders.

Belangrijk, maar als lezer zit ik daar in eerste instantie niet op te wachten. Ik wil weten waar de avond over gaat, wat ik kan verwachten en of het zin heeft een oppas te bellen.

Vertel dus eerst wat de bezoeker van de informatieavond mag verwachten. Antwoord op vragen? Een interessante discussie? Gratis opvoedworkshop? Een voorbeeldles? Contact met andere ouders?

Ik krijg pas belangstelling als ik weet wat de avond mij oplevert. En dat wil ik graag zo snel mogelijk weten. Pas dan kan ik besluiten of het zin heeft door te lezen. Als de inhoud van de bijeenkomst aantrekkelijk genoeg is, denk ik: wanneer, hoe laat en waar moet ik zijn. En wat kost het? Dat is de procesinformatie. Belangrijk maar niet verleidelijk.

3. Sluit af met Plaats en Procesinformatie

Uiteraard zijn de feiten waar het is, hoe laat, op welke dag en hoelang het duurt  belangrijk. Anders is het organiseren zinloos geweest. Daar eindig je dus mee. En wees daarin volledig. Te vaak staan in dit onderdeel van de uitnodiging foutjes of ontbreekt er iets. Maandag 18 februari, terwijl de 18e op een dinsdag valt is een bekende.

Nog enkele veel voorkomende verbeterpunten

1. In veel uitnodigingen staat: De gemeente organiseert op dinsdagavond 18 februari een bijeenkomst. Dat is feitelijk niet juist, omdat de organisatie al veel eerder is begonnen. De gemeente houdt een bijeenkomst of heeft een avond georganiseerd.

2. Ik ben van kort en krachtig. In bijna alle gevallen kan op achterwege blijven. De zin Dinsdag 18 februari bent u van harte welkom op de informatieavond voor nieuwe inwoners is korter en voorkomt twee keer ‘op’.

3. Schrijf zoveel mogelijk persoonlijk, zeker als het een uitnodiging op naam is. Het is namelijk prettig met u (of je) aangesproken te worden. Zinnen als Belangstellenden zijn welkom of (nog erger) Men is welkom klinken niet uitnodigend. 

Wil jij snel (en gratis) feedback op jouw uitnodiging?

P.S. Dit blog staat ook op de website slimmerschrijven.nl. Om substack uit te testen zet ik de Hoe schrijf je … - artikelen hier.